La videoconferenza è diventata una parte essenziale della vita lavorativa e personale negli ultimi anni, e l’aumento della pandemia ha reso questa tecnologia ancora più importante.
In questo articolo esploreremo le caratteristiche principali dei sistemi di videocinferenza e to forniremo i nostri consigli per per scegliere il prodotto più adatto alle tue esigenze.
Per lo smart working che è diventato la norma per molte aziende e per tutte quelle situazioni dove vi è la necessità di incontrarsi e comunicare in tempo reale anche senza essere fisicamente presenti la ricerca di una soluzione semplice,a gile ed affidabile è diventata più urgente che mai.
Le piattaforme di videoconferenza come Zoom, Teams e Webex e altre, sono diventate popolari per le riunioni, le presentazioni e la formazione online. In questo articolo esploreremo le caratteristiche principali di queste piattaforme e forniremo i nostri consigli per ottenere il miglior risultato possibile.
- Le principali piattaforme di videoconferenza
- Hardware necessario
- Consigli e trucchi per ottenere la migliore esperienza di videoconferenza
- Cosa valutare nella scelta del nostro sistema di videoconferenza
Le principali piattaforme di videoconferenza
- Zoom: Teams è una piattaforma di videoconferenza integrata in Microsoft 365 che offre funzionalità avanzate come la condivisione dello schermo, la registrazione delle chiamate e la possibilità di utilizzare più di una webcam contemporaneamente. Inoltre, integra molte funzionalità di collaborazione, come la condivisione dei file, la chat e la gestione dei progetti.
- Pro: Zoom è molto facile da usare e ha una interfaccia intuitiva. Inoltre, offre molte funzionalità avanzate come la condivisione dello schermo, la registrazione delle chiamate e la possibilità di utilizzare più di una webcam contemporaneamente.
- Contro: La sicurezza di Zoom è stata criticata in passato, con alcune vulnerabilità scoperte nel software. Inoltre, ha limitazioni nella versione gratuita come la durata massima di una chiamata gratuita a 40 minuti.
- Teams:
- Pro: Teams è una piattaforma integrata in Microsoft 365 che offre molte funzionalità di collaborazione come la condivisione dei file, la chat e la gestione dei progetti. Inoltre, offre funzionalità avanzate come la condivisione dello schermo, la registrazione delle chiamate e la possibilità di utilizzare più di una webcam contemporaneamente.
- Contro: Teams può essere più complesso da usare rispetto ad altre piattaforme di videoconferenza, soprattutto per gli utenti meno esperti. Inoltre, per sfruttare al meglio le funzionalità avanzate, può essere necessario acquistare un abbonamento a Microsoft 365.
- Webex: Webex è una piattaforma di videoconferenza di Cisco che offre funzionalità avanzate come la condivisione dello schermo, la registrazione delle chiamate e la possibilità di utilizzare più di una webcam contemporaneamente. Inoltre, offre opzioni di sicurezza avanzate come la crittografia end-to-end e la possibilità di impostare password per le chiamate.
- Pro: Webex offre funzionalità avanzate come la condivisione dello schermo, la registrazione delle chiamate e la possibilità di utilizzare più di una webcam contemporaneamente. Inoltre, offre opzioni di sicurezza avanzate come la crittografia end-to-end e la possibilità di impostare password per le chiamate.
- Contro: Webex può essere più complesso da usare rispetto ad altre piattaforme di videoconferenza, soprattutto per gli utenti meno esperti. Inoltre, può essere più costoso rispetto ad altre opzioni.
- Google Chat: Google Chat è una piattaforma di videoconferenza integrata in G Suite di Google che offre funzionalità di chat e videoconferenza. Inoltre, si integra con altre applicazioni e servizi di Google come Google Calendar e Google Drive.
- Pro: Google Chat è una piattaforma integrata in G Suite di Google che offre funzionalità di chat e videoconferenza. Inoltre, si integra con altre applicazioni e servizi di Google come Google Calendar e Google Drive.
- Contro: Google Chat non offre molte funzionalità avanzate come la condivisione dello schermo o la possibilità di utilizzare più di una webcam contemporaneamente.
- GoToMeeting: GoToMeeting è una piattaforma di videoconferenza di LogMeIn che offre funzionalità avanzate come la condivisione dello schermo, la registrazione delle chiamate e la possibilità di utilizzare più di una webcam contemporaneamente. Inoltre, offre opzioni di sicurezza avanzate come la crittografia end-to-end e la possibilità di impostare password per le chiamate.
- Pro: opzioni di sicurezza avanzate, supporto per chiamate con molte persone, interfaccia intuitiva.
- Contro: può essere più costoso rispetto ad alcune alternative, alcune funzionalità avanzate potrebbero richiedere un abbonamento a pagamento.
- Jitsi Meet: Jistsi Meet è un sistema completamente gratuito che funziona all’interno di qualsiasi browser.
- Pro: Completamente gratuito e completo di tutte le funzioni, può essere utilizzato con qualsiasi sistema operativo e con qualsiasi device. Non dovendo scaricare ed installare nulla è una ottima soluzione per videoconferenze o videocall usa e getta o programmate all’ultimo minuto. Ottimo anche per piccole riunioni “al volo” con gli smartphone. In caso si abbia necessità di mantenere il massimo livello di Privacy è possibile installare la piattaforma un un server locale ed evitare il transito del dati su server di terze parti
- Contro: Poco da dire a parte il limite di 75 partecipanti ed il fatto che essendo completamente free manca un poco di supporto (per altro quasi mai necessario). Peccato anche che le migliorie e le funzionalità introdotte non vengano abbastanza pubblicizzate e rimangano spesso inutilizzate da parte dell’utente.
Hardware necessario
Detto questo bisogna sottolineare che, oltre alla componente software, anche la parte hardware ha una grande importanza.
Un sistema di videoconferenza è formato da una componente video, ovvero schermo e telecamera, e da una componente audio composta di speakers e microfoni.
- Schermo:
- Lo schermo viene nomalmente appeso al muro e permette ai partecipanti locali di vedere le persone che si connettono e partecipano in modalità remota. Dovrebbe essere posto in una posizione comoda per tutti i partecipanti, essere sufficientemente ampio da permettere una visione completa e dettagliata.
- Personal computer o notebook:
- Il personal computer serve per presentare e condividere dei contenuti con tutti i partecipanti. Normalmente è configurato per essere una copia dello schermo gigante. Dovrebbe essere abbastanza veloce per non fare da collo di bottiglia.
- Telecamera:
- La telecamera deve avere un’ottica adatta a coprire tutta la parte utile della sala. Sarebbe preferibile scegliere un modello motorizzato per poter muovere e regolare l’obiettivo durante la riunione e per inquadrare la persona che sta parlando. I prodoti migliori sono in grado di riconoscere il volto e di orientarsi automaticamente in base alla direzione del suono
- Speakers:
- Anche la parte audio, seppur spesso trascurata, ha la sua sacrosanta importanza. Tutti i partecipanti in sala devono essere in grado di sentire in modo chiaro e nitido senza avere la ncessittà di “ammucchiarsi” intorno all’unica cassa acustica disponibile. Meglio sarebbe utilizzare speakers wireless per posizionarli e riposizionarli al meglio a seconda della disposizione della sala.
- Microfono:
- Anche per i microfoni vale la stessa regola degli speakers. Tutti partecipanti dovebbero essere in grado di prendere la parola e parlare, senza doversi alzare dal proprio posto e senza avere la necessià di passarsi scomodi e poco igienici microfoni a gelato. Anche in questo caso sarebbe meglio optare per microfoni wireless.
I migliori sistemi di videoconferenza sono composti da una barra che include sia la parte audio che la parte video e offre la possibilità di aggiungere ulteriori speakers e microfoni a seconda delle esigenze
Consigli e trucchi per ottenere la migliore esperienza di videoconferenza
Ecco alcuni accorgimenti che è possibile adottare per allestire un sistema di videoconferenza efficiente, semplice e piacevole da usare:
- Scegliere una piattaforma adatta alle proprie esigenze: valutare le funzionalità e le opzioni di sicurezza di diverse piattaforme di videoconferenza e scegliere quella che meglio soddisfa le proprie esigenze.
- Verificare la stabilità della connessione internet: assicurarsi di avere una connessione internet stabile e veloce per evitare problemi di buffering o interruzioni durante la videoconferenza.
- Utilizzare una webcam e un microfono di buona qualità: per garantire un’ottima qualità audio e video, è importante utilizzare una webcam e un microfono di buona qualità.
- Testare il sistema prima della videoconferenza: testare il sistema di videoconferenza prima dell’inizio della chiamata per assicurarsi che tutto funzioni correttamente.
- Utilizzare una luce adeguata: la luce adeguata può fare la differenza per quanto riguarda la qualità della videoconferenza.
- Utilizzare la funzione di condivisione dello schermo: per presentare documenti o utilizzare applicazioni durante la videoconferenza. Assicurarsi prima di ogni sessine che il computer destinato alla condivisione dei contenuti sia provvisto di tutti i software necessari.
- Condurre la videoconferenza in un ambiente tranquillo: per evitare distrazioni e garantire una buona qualità audio.
- Utilizzare un piano di comunicazione adeguato: assicurarsi che tutti i partecipanti sappiano come utilizzare la piattaforma di videoconferenza e come gestire eventuali problemi tecnici.
- Utilizzare funzioni di sicurezza: utilizzare le funzionalità di sicurezza disponibili sulla piattaforma di videoconferenza per proteggere la conferenza da intrusioni indesiderate.
- Utilizzare un piano di emergenza: avere un piano di emergenza in caso di problemi tecnici durante la videoconferenza. Sarebbe importante a questo proposito avere una seconda linea internet da utilizzare in caso di emergenza.
Al termine di questa carrellata di informazioni e consigli, possiamo focalizzare il tutto offrendo dei consigli su quali sono le cose da considerare nella scelta del sistema di videoconferenza.
Cosa valutare nella scelta del nostro sistema di videoconferenza
- Qualità audio e video: La qualità audio e video è fondamentale per una buona esperienza di videoconferenza. Assicurati che il sistema abbia una buona risoluzione video, una qualità audio chiara e una latenza bassa.
- Integrazione con altre app e servizi: Verifica se il sistema di videoconferenza è compatibile con le app e i servizi che già utilizzi, come ad esempio Google Meet o Zoom.
- Facilità d’uso: Assicurati che il sistema sia semplice da configurare e utilizzare, sia per te che per i tuoi collaboratori o clienti.
- Scalabilità: Se prevedi di avere molte riunioni contemporaneamente o di dover includere molte persone in una singola riunione, verifica che il sistema sia in grado di gestire un numero elevato di partecipanti.
- Sicurezza: La sicurezza è un fattore critico per la maggior parte delle aziende. Verifica che il sistema di videoconferenza sia dotato di funzioni di sicurezza avanzate, come la crittografia end-to-end.
- Prezzo: Infine, considera il prezzo del sistema rispetto alle tue esigenze e al tuo budget. Ci sono molte soluzioni di videoconferenza a prezzi diversi, quindi cerca di trovare quella che meglio si adatta alle tue esigenze.
- Consulenza e assistenza: Dato che i problemi tendono a presentarsi nei momenti meno opportuni, cerca una soluzione che ti offra un livello di consulenza e assistenza tecnica adeguata. Ricorda che il prezzo non dovrebbe essere il solo componente della scelta bensì uno dei componenti da valutare.
Sei interessato ad un sistema di videoconferenza ? Bene, contattami tramite il form e io, con il Team di BM Soluzioni Ufficio, sarò lieto di darti tutte le informazioni e il supporto necessario
