L’emergenza Covid ci obbliga alla ricerca di nuove soluzioni per riunioni e assemblee, specie nei casi dove siano previste per legge.
La videoconferenza ci viene infatti in aiuto ove si debba garantire la partecipazione pur dovendo limitare gli spostamenti ed evitare gli assembramenti.
Questo articolo, pur approfondendo in modo specifico le modalità per svolgere in videoconferenza le assemblee condominali, si applica a qualsiasi altra tipologia di incontro, riunione o assemblea che abbia la necessità di avere partecipanti che intervengono a distanza,
- Ecco di cosa parleremo
Cenni giuridici
Essendo questo un articolo tecnico, non vuole addentrarsi in argomentazioni giuridiche e ci limiteremo solo a qualche accenno sulla normativa che disciplina lo svolgimento in videoconferenza delle assemblee di condominio.
In passato, non essendoci il presupposto normativo, era d’obbligo tutelare il diritto del condomino alla partecipazione all’assemblea, evitando che tale partecipazione fosse per lui impossibile. L’unica strada percorribile per affettuare l’assemblea in videoconferenza era quelle di farsi preventivamente autorizzare da tutti i condomini nessuno escluso.
La legge 126/2020 abolisce la necessità della unanimità preventiva e mette la sede fisica e quella virtuale sullo stesso livello.
Quindi oggi non è più l’amministratore che si deve preoccupare di rendere fruibile e fattibile la partecipazione all’assemblea, ma è il condomino che deve attivarsi per partecipare. Sarà quindi un problema del condomino munirsi degli idonei strumenti tecnologici o farsi eventualmente sostituire da un delegato.
Come si svolge l’assemblea in videoconferenza.
L’assemblea di condominio in videoconferenza si svolge normalmente in modalità mista con parte dei partecipanti in presenza e parte connessi da remoto.
Questa modalità offre la massima flessibilità in quanto permette a chi preferisce presenziare in modo fisico, perchè magari è poco avvezzo alla nuova tecnologia, di essere presente in persona. Coloro che invece preferiscono partecipare da remoto, per evitare spostamenti e assembramenti, possono farlo comodamente da casa o ovunque si abbia accesso ad una connessione internet.
L’amministratore dovrà provvedere a pianificare l’assemblea e a comunicare il link al quale è possibile accedere per partecipare in videoconferenza all’assemblea pianificata.
Nella email di invito, per evitare imprevisti dovuti a partecipanti che lamentano problemi di audio, ci dovrebbero essere le istruzioni per effettuare il test delle periferiche (speaker e microfono).
Dal punto di vista pratico, i partecipanti in presenza vedranno gli altri partecipanti attraverso uno o più monitor, e quelli connessi da remoto vedranno i presenti attraverso lo schermo delle loro periferiche (personal computer, smartphone o tablet).
Tutti i partecipanti devono essere identificati, devono poter partecipare in egual misura e devono avere la possibilità di esprimersi circa gli argomenti da dibattere. Qualora la connessione venisse meno e non fosse ripristinabile, l’assemblea dovrà essere sospesa (le eventuali decisioni già prese fino a quel momento saranno comunque valide)
L’amministratore potrà condividere dei contenuti memorizzati sul proprio pc, rendendoli visibili a tutti attraverso il monitor e darà ai partecipanti remoti la possibilità di intervenire tramite il microfono delle rispettive periferiche.
Cosa serve per fare l’assemblea in videoconferenza.
Dal punto di vista tecnico, la prima cosa necessaria è una buona connessione internet. Per buona connessione si intende una connessione stabile via cavo di rete che non sia soggetta a disconnessioni.
Per organizzare l’evento serve un account ad una delle tante piattaforme di videoconferenza; ne esistono davvero molte, sia a pagamento come Zoom, Teams, Google meet etc, che gratutite come Jitsi o freeconferencecall. Nella scelta bisogna fare attenzione vi sia la possibilità di registrare eventualmente le sessioni (serve il consenso di tutti i partecipanti) e l’utilizzo di personal computer, smartphone e tablet.
Oltre alla linea internet e all’accesso alla piattaforma di videoconferenza servono uno o più monitor, per permettere ai presenti di vedere coloro che sono connessi in modalità remota ed i contenuti condivisi dal relatore. La dimensione dei monitor dipende dalla stanza e dal numero dei presenti e non dovrebbe essere inferiore ai 50 pollici.
Per la parte audio e video sono necessari microfoni, speakers e telecamera. I primi due servono per diffondere la voce dei partecipanti remoti e viceversa, mentre la telecamera permette di riprendere la sala e i presenti e trasmettere le immagini ai partecipanti connessi da remoto. Queste funzionalità vengono generalmente integrate in una sola barra posizionato sopra al monitor.
Nel caso la stanza fosse particolarmente ampia o rumorosa, si può integrare con microfoni e casse audio aggiuntive.
Non indispensabile, ma certamente utile, è la presenza di una stampante o fotocopiatrice multifunzione per effettuare scansioni da inviare per email, stampe e fotocopie da distribuire e la stampa finale del verbale di assemblea.
Considerazioni sulla Privacy
L’assemblea è un trattamento che il Condominio, quale Titolare del trattamento dei dati dei condòmini, dovrebbe già avere inserito nel proprio Registro dei Trattamenti ex art. 30 GDPR.
Lo svolgimento in videoconferenza dell’assemblea costituisce solo una nuova modalità di esecuzione del trattamento, dato che ciò che cambia è la modalità di partecipazione alla stessa, che avviene in modalità virtuale anziché fisica.
Per quanto riguarda la sicurezza del trattamento, la piattaforma di videoconferenza andrebbe scelta tra quelle che garantiscono un adeguato livello di sicurezza.
Andrebbe verificato se le registrazioni avvengono automaticamente o su scelta dell’utente, e se si può impostare un limite di tempo dopo il quale le registrazioni vengono cancellate automaticamente. Bisogna anche controllare se i server sono ubicati o meno nella Comunità Europea, se la piattaforma comunica ad altri soggetti i dati personali degli utenti e se è possibile proteggere con password o con strumenti simili l’accesso alla sala virtuale.
Nel caso si decidesse di registrare le sessioni dell’assemblea in videoconferenza per una successiva archiviazione, oltre al consenso di tutti i partecipanti, questa possibilità deve essere specificata nell’informativa.
Se hai ancora dubbi sulla parte privacy, o sulla preparazione e lo svolgimento dell’assemblea in videoconferenza, puoi contattarci per una consulenza e un preventivo gratuito. Scopri come possiamo aiutarti ad offrire un servizio 2.0 per differenziarti dalla concorrenza.
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