Sei interessato a una soluzione di videoconferenza ?
Scopri cosa serve e cosa devi considerare per avere un approccio corretto a questo strumento ormai alla portata di tutti.
La videoconferenza ha un impatto importante sulle nostre vite professionali. In tempo di pandemia e di smartworking abbiamo imparato quanto sia più semplice muovere le idee piuttosto che le persone.
Con l’evolversi della tecnologia, la videoconferenza non è più una prerogativa delle grandi aziende ma è diventata uno strumento alla portata di tutti. Magari i tuoi concorrenti la stanno già utilizzando e tu rischi di rimanere indietro.
Ecco cosa devi sapere, per scegliere ed ottenere il meglio da una soluzione di videoconferenza senza sprecare tempo e denaro.
- Ecco di cosa parleremo
Cosa si intende per videoconferenza
Iniziamo con il dire “cosa non è la videoconferenza“. La videoconferenza non è Zoom, non è Team, non è Skype e non è nessun altro tipo di piattaforma di collaborazione; ovvero non è solo questo, in quanto questi software sono soltanto una delle tante componenti che entrano in gioco.
Per videoconferenza si intende una riunione dove alcuni partecipanti sono presenti fisicamente in loco e altri sono presenti in modo virtuale e accedono da remoto.
La sala è dotata di uno o più schermi e da un sistema audio video composto da speaker, telecamera e microfono. Tramite questi strumenti, coloro che sono presenti fisicamente vedranno sullo schermo gigante i partecipanti remoti, i quali vedranno a loro volta i presenti sui loro monitor personali.
Per la parte audio, i presenti ascolteranno gli utenti remoti tramite gli speaker della sala e trasmetteranno la propria voce tramite il microfono presente nella stanza.
La stanza
La stanza deve essere sufficientemente spaziosa per contenere i partecipanti in presenza ma non esageratamente ampia per non disperdere l’audio. Potendo scegliere tra diverse stanze, la scelta deve cadere su quella più lontana da fonti di rumore (campanelli, citofoni, strade affollate etc). Deve essere dotata di connessione internet possibilmente cablata e di varie prese elettriche per la connessione di tutta l’apparecchiatura di videoconferenza.
Personalmente consiglio di arredare in modo minimale, in modo che i partecipanti possano essere liberi di muoversi e sfruttare gli eventuali piani di lavoro per appoggiare materiale e prendere appunti, senza preoccuparsi di fare cadere oggetti o soprammobili.
L’audio
Durante la sessione di videoconferenza la qualità dell’audio è indispensabile per garantire una buona user experience. In caso di stanze molto ampie è meglio installare speaker aggiuntivi di media potenza piuttosto che installare una sola fonte ad alto volume; questo per evitare che mentre i partecipanti in prima fila vengono assordati, a quelli in ultima fila la voce arrivi sussurrata.
Il microfono
Una delle particolarità della videoconferenza è che i partecipanti in presenza condividono lo stesso microfono.
Il microfono andrebbe quindi posizionato in una posizione centrale equidistante ai partecipanti. Considerando che i normali microfoni da videoconferenza hanno una portata di circa 2,5/3 metri, nel caso si superi questa distanza si deve optare per microfoni aggiuntivi.
Come per la parte audio, un buon sistema di videoconferenza dovrebbe permettere l’aggiunta e la corretta distribuzione di microfoni aggiuntivi.
La videocamera
La videocamera è forse la parte più importante della sala di videoconferenza.
Tutti i partecipanti devono essere inquadrati e deve esserci la possibilità di trasmettere in primo piano l’immagine della persona che sta parlando. La variazione di focale e direzione dell’ottica vengono normalmente pilotate dall’organizzatore tramite joystick.
La scelta della videocamera e la sua posizione dipendono sia dalle caratteristiche della stanza che dal numero dei partecipanti all’evento. Bisogna evitare il controluce e posizionarla in modo che sia diretta all’altezza degli occhi dei presenti.
In caso di stanze medio piccole si può optare sulle barre per videoconferenza che includono anche il microfono e gli speakers.
Il monitor
Il monitor deve essere appeso in posizione centrale sopra la videocamera. I partecipanti in loco devono essere in grado di vedere chi accede da remoto e la condivisione di eventuali contenuti che vengono condivisi.
Un buon monitor non dovrebbe essere inferiore a 50” e, in casi particolari potrebbero essere due, posizionati uno a fianco all’altro.
Il software
La scelta del software, vista la grande presenza di soluzioni, è una valutazione che si presta a diverse considerazioni.
Alcuni sistemi di videoconferenza hanno già del software preinstallato o nascono per essere interfacciati a piattaforme predefinite (Zoom Room, Teams Room, Meet etc). Altri invece, generalmente quelli più versatili ma di fascia più bassa, permettono l’utilizzo di qualsiasi software, in quanto simulano il funzionamento di un normale computer, amplificandone solo le caratteristiche e le funzioni.
Gratuito o a pagamento ?
Esistono entrambi le soluzioni e la risposta dipende dalle necessità e dagli obiettivi che si vogliono raggiungere. Personalmente mi trovo bene con soluzioni gratuite come Jitsi Meet o FreeConferenceCall, soprattutto con la prima perchè permette di iniziare la conferenza al volo, tramite un link di mia scelta, senza perdere tempo in inutili passaggi.
D’altro canto i software a pagamento come Zoom o Google Meet, solo per citarne alcuni, sono maggiormente curati a livello di traduzione e ricchi di funzionalità che, in alcuni casi possono semplificare la vita. La migliore soluzione è quella di provarne alcuni, magari scaricando la demo se sono versioni a pagamento.
Utilizzo della banda internet e performance
Alcuni software sono particolarmente golosi di banda internet, mentre altri funzionano bene anche con connessioni non particolarmente performanti. In caso di partecipanti con connessioni lente, saltellanti o utilizzo di dispositivi obsoleti, consiglio di evitare Jitsi e di optare su software che stressano meno la connessione internet.
Usabilità
La scelta del software deve tenere conto della platea degli utilizzatori, tenendo conto del livello di preparazione informatica degli stessi. E’ inutile utilizzare un software con mille funzionalità se poi si perde buona parte della sessione a guidare gli utenti nelle infinite configurazioni possibili.
Anche in questo caso la scelta migliore passa per il test delle diverse soluzioni. Per esperienza personale posso dire che, in caso di sessioni ricorrenti di videoconferenza, si deve optare in modo definitivo su un prodotto; questo per garantire a tutti i partecipanti di mantenere la fiducia e confidenza acquisita nell’uso del software.
Registrazione
Quasi tutti i software permettono di registrare le sessioni di videoconferenza.
Aldilà di eventuali implicazioni a livello di privacy, se si decide di registrare e archiviare si deve verificare lo spazio disponibile e la possibilità di distribuire ai partecipanti il file della registrazione.
Durata e partecipanti
Alcuni software prevedono una durata massima della videoconferenza e/o un numero massimo di partecipanti.
Sicurezza
Per evitare intrusioni moleste durante le sessioni di videoconferenza, sarebbe utile impostare una password che gli utenti devono digitare per accedere alla sala virtuale. Anche se quasi tutti i software hanno questa funzionalità, è bene verificarlo prima di adottare la soluzione.
Linea internet
No internet no party.
La videoconferenza usa internet per arrivare ai partecipanti remoti e, senza una buona connessione, tutte le considerazione che abbiamo fatto diventano inutili.
La linea deve essere soprattutto stabile, anche a scapito della performance. In caso di videoconferenza con implicazioni di carattere legale, come le assemblee di condominio, dove l’interruzione della seduta ne potrebbe provocare la nullità, potrebbe essere utile avere una piccola linea internet di backup. Una soluzione semplice ed economica è un piccolo router con una sim dati, e un firewall che commuta automaticamente sulla linea secondaria in caso di caduta della connessione principale.
Visto quanto è facile ?
La situazione attuale ci obbliga alla ricerca di nuove soluzioni per riunioni e assemblee, specie nei casi dove siano previste per legge.
La videoconferenza è una davvero diventata una soluzione alla portata di tutti.
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